Fluxo de Trabalho: como Otimizar o seu Tempo e Aumentar a sua Produtividade
Você quer melhorar a qualidade e a eficiência do seu trabalho e alcançar os seus objetivos com mais facilidade e satisfação? Então, você precisa conhecer e aplicar o conceito de fluxo de trabalho.
Fluxo de trabalho, é o conjunto de atividades e processos que envolvem a execução de um trabalho, desde o seu início até a sua conclusão.
Nele inclui as tarefas, as responsabilidades, os recursos, os prazos, os resultados e as interações entre as pessoas e os sistemas envolvidos no trabalho.
Como Avaliar o Seu Fluxo de Trabalho Atual
O primeiro passo para criar um fluxo de trabalho eficiente e eficaz é avaliar o seu fluxo atual, ou seja, analisar como você realiza o seu trabalho hoje, quais são os pontos positivos e negativos, e quais são as possibilidades de melhoria.
Uma ferramenta que pode te ajudar nessa avaliação é a matriz SWOT, que é um método simples e eficaz para avaliar os aspectos internos e externos que influenciam o seu trabalho.
Para usar a matriz SWOT, você pode desenhar uma tabela com quatro quadrantes, e escrever em cada um deles as palavras Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Em seguida, você pode listar as características do seu fluxo atual que se encaixam em cada quadrante.
Depois de preencher a tabela, você pode analisar os resultados e definir as ações que você precisa tomar para melhorar o seu fluxo de trabalho.
Como Definir os Seus Objetivos e Prioridades
O segundo passo para criar um fluxo de trabalho eficiente e eficaz é definir os seus objetivos e prioridades, ou seja, estabelecer o que você quer alcançar com o seu trabalho, e ordenar os seus objetivos conforme a sua importância e urgência.
Para definir os seus objetivos e prioridades, você pode usar o método SMART, que é uma forma de criar objetivos claros e realistas, que podem ser facilmente acompanhados e avaliados.
Para usar o método SMART, você pode escrever o seu objetivo de forma específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal, respondendo às perguntas: o que, quem, onde, quando, como e por que.
Como Planejar e Organizar o Seu Fluxo de Trabalho
O terceiro passo para criar um fluxo de trabalho eficiente e eficaz é planejar e organizar, ou seja, definir as atividades e os processos que você vai realizar para alcançar os seus objetivos, e como você vai distribuí-los e coordená-los no tempo e no espaço.
Para planejar e organizar, você pode usar técnicas como o diagrama de Gantt, o método Kanban, o método Pomodoro, entre outras. Essas técnicas são formas de visualizar e gerenciar o seu fluxo, usando elementos como gráficos, quadros, cartões, listas, cronômetros, etc.
O diagrama de Gantt é uma técnica que consiste em representar graficamente o seu fluxo, mostrando as atividades, os prazos, as dependências e o progresso de cada uma delas.
O método Kanban é uma técnica que consiste em organizar o seu fluxo em um quadro com colunas que representam os estágios do seu trabalho, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”.
O método Pomodoro é uma técnica que consiste em dividir o seu fluxo de trabalho em blocos de tempo, chamados de pomodoros, que geralmente duram 25 minutos.
Como Executar e Monitorar o seu Fluxo de Trabalho
O quarto passo para criar um fluxo de trabalho eficiente e eficaz é executar e monitorar, ou seja, realizar as atividades e os processos que você planejou e organizou, e acompanhar o seu desempenho e o seu resultado.
Para executar e monitorar o seu fluxo de trabalho, você pode usar ferramentas como o Google Calendar, o Trello, o Evernote, entre outras. Essas ferramentas são aplicativos que te ajudam a gerenciar o seu tempo, as suas tarefas, os seus projetos e os seus resultados.
O Google Calendar é uma ferramenta que te permite criar e gerenciar um calendário online, onde você pode registrar os seus compromissos, os seus eventos, os seus lembretes e as suas metas.
O Trello é uma ferramenta que te permite criar e gerenciar um quadro online, onde você pode organizar as suas tarefas em listas e cartões.
O Evernote é uma ferramenta que te permite criar e gerenciar notas online, onde você pode armazenar e organizar as suas ideias, os seus documentos, as suas imagens, os seus áudios, etc.
Como Revisar e Melhorar o seu Fluxo de Trabalho
O quinto passo para criar um fluxo de trabalho eficiente e eficaz é revisar e melhorar, ou seja, avaliar o seu desempenho e o seu resultado, identificar os pontos de melhoria, implementar as mudanças necessárias e medir os seus progressos.
Para revisar e melhorar o seu fluxo de trabalho, você pode usar métodos como o ciclo PDCA, o feedback 360 graus, o benchmarking, entre outros. Esses métodos são formas de aplicar o conceito de melhoria contínua, que consiste em buscar constantemente a excelência do seu trabalho.
O ciclo PDCA é um método que consiste em quatro etapas: planejar (plan), fazer (do), verificar (check) e agir (act). O feedback 360 graus é um método que consiste em obter avaliações sobre o seu trabalho de diferentes fontes, como clientes, colegas, gestores, etc.
O benchmarking é um método que consiste em comparar o seu trabalho com o de outras pessoas ou organizações referência no seu segmento.
Como Concluir o seu Fluxo de Trabalho
O sexto e último passo para criar um fluxo de trabalho eficiente e eficaz é concluir, ou seja, entregar os resultados esperados pelo seu cliente, pelo seu gestor, por você mesmo, ou por quem quer que seja o destinatário do seu trabalho, e celebrar os seus sucessos.
Para concluir o seu fluxo de trabalho, você pode seguir os seguintes passos:
- Verificar se o seu resultado está conforme o seu objetivo, com os requisitos e com as expectativas;
- Revisar o seu resultado, corrigindo os possíveis erros, inconsistências ou imperfeições;
- Apresentar o seu resultado, destacando os benefícios, os diferenciais e os valores agregados;
- Solicitar o feedback do seu cliente, do seu gestor, de você mesmo, ou de quem quer que seja o destinatário do seu trabalho, e agradecer pela oportunidade e pela confiança;
- Celebrar o seu sucesso, reconhecendo o seu esforço, o seu aprendizado e o seu crescimento.
